Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zmniejszyć wydatki w firmie, zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów, podnieść komfort pracy, poprawić funkcjonalność w firmie czy w łatwy sposób monitorować obieg dokumentacji. Sprawdź, jak wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów, jak się do niego przygotować i czym jest CRM.

Jak działa system elektronicznego obiegu dokumentów?

Elektroniczny system obiegu dokumentów umożliwia generowanie wniosków, dekretację faktur, rozliczanie delegacji biznesowych, akceptację dokumentów zakupowych i sprzedażowych czy weryfikację wniosków urlopowych. Dzięki elektronicznym systemom możliwe jest więc znaczne zredukowanie ilości wydruków w firmie, zmniejszenie ilości zużytego tuszu czy obniżenie zużycia drukarek i kopiarek, a co za tym idzie – wzrost oszczędności i pozytywny wpływ na środowisko. Na tym jednak zalety systemów elektronicznego obiegu dokumentów się nie kończą.

Elektroniczny obieg dokumentów zwiększa ich bezpieczeństwo – ryzyko zagubienia ważnych zaświadczeń, faktur, zapytań ofertowych, raportów czy wniosków zmniejsza się do minimum. Pozwala także na łatwy monitoring dokumentów, które wędrują po organizacji. Umożliwia szybki dostęp do bieżących informacji wszystkim pracownikom firmy i pozwana na wprowadzenie struktury przechowywania informacji. Wzrasta też funkcjonalność w firmie – wszyscy pracownicy wiedzą, gdzie szukać konkretnych umów, deklaracji, raportów czy zaświadczeń.

Program CRM a elektroniczny obieg faktur i innych dokumentów w firmie

CRM to skrót pochodzący od wyrażenia Customer Relationship Management. Tłumacząc dosłownie jest to system do zarządzania relacjami z klientem (choć w tym przypadku klientami mogą być np. pracownicy firmy). W kontekście elektronicznego obiegu danych system CRM dla firm może mieć następujące funkcjonalności:

  • Kreator tworzenia raportów i wykresów,
  • Raportowanie aktywności zespołu,
  • Eksport danych do arkuszy Excela,
  • Biblioteka raportów,
  • Przypomnienie o terminach,
  • Generator ofert czy zamówień,
  • Obieg akceptacji ofert czy zamówień,
  • Miejsce do przechowywania umów sprzedażowych i innych dokumentów.

Jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów i programu CRM w firmie powinno być poprzedzone dokładną analizą i rozmowami z dostawcą usługi (skorzystanie z usług firmy zewnętrznej, która zajmuje się dostarczaniem usług w zakresie elektronicznych systemów i posiada odpowiednie narzędzia, może być rozwiązaniem bardziej funkcjonalnym – zwłaszcza w przypadku firm, które zatrudniają przynajmniej kilkudziesięciu pracowników). Schemat wdrażania systemu tworzony jest w porozumieniu dostawcy usług z opiekunami projektu w firmie.

Wdrażanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów odbywa się etapami i jest rozłożone w czasie.

Oto kilka wskazówek, jak się do niego przygotować:

  • Wybierz osobę, która przeprowadzi cały proces, czyli opiekuna projektu.
  • Przeanalizuj sytuację w organizacji i sporządź listę problemów w firmie.
  • Ustal, do czego ma służyć system elektronicznego obiegu dokumentów – np. do archiwizacji dokumentów, ich rejestracji, katalogowania, porządkowania czy może do przesyłania dokumentów i wspierania procesów?
  • Wyraźnie sformułuj swoje oczekiwania względem nowego systemu.
  • Wraz z dostawcą usługi sporządźcie harmonogram prac i trzymajcie się wyznaczonych terminów.

Po wdrożeniu systemu CRM przeprowadza się szkolenie z pracownikami, aby w sposób poprawny i efektywny korzystali z wprowadzonych rozwiązań.