Konferencje – bardzo dziś popularne – służą wymianie myśli, omówieniu i przedyskutowaniu wielu zagadnień, poznaniu nowych kierunków rozwoju i oceny tego, co już zostało zrobione. Zauważalny jest ich coraz wyższy poziom, nie tylko pod kątem merytorycznym, ale i organizacyjnym. To oznacza, że każdy, komu przypadnie zadanie przygotowania tego wydarzenia, musi się postarać, aby było ono atrakcyjne pod każdym względem. Jednym z ważniejszych zadań dla organizatora jest wybór miejsca konferencji. Co warto wiedzieć na ten temat?
Misja: Konferencja
Załóżmy sytuację, że zostaliśmy wytypowani do organizacji konferencji. A może to już się wydarzyło – dostaliśmy właśnie to zadanie i główkujemy, jak zacząć działać. Niezależnie, w jakim jesteśmy położeniu – czy tylko sobie to wyobrażamy, czy rzeczywiście spadło to na nas jak grom z jasnego nieba – mamy kilka zadań do wykonania, ale głównym i zdecydowanie najważniejszym jest to, w jakim miejscu ów wydarzenie się odbędzie. Jeśli będzie wybrane odpowiednio, z uwzględnieniem wszystkich najważniejszych czynników, możemy być pewni, że misja się powiedzie.
Absolutne podstawy – miejsce i wyposażenie
Przede wszystkim miejsce, w którym odbędzie się konferencja, musi odznaczać się obsługą na najwyższym poziomie, ale jednocześnie cena powinna być jak najbardziej przystępna. W końcu każda firma poszukuje oszczędności. Poza tym sala musi mieć odpowiednią przestrzeń i zaplecze sprzętowe. Ideałem byłby by stan, gdyby nasza firma dysponowała własną salą, na tyle dużą zresztą, by można było w niej zorganizować konferencję. To niestety rzadko się zdarza, więc w zdecydowanej większości przypadków wynajmowane są – specjalnie przystosowane do organizacji konferencji – sale, w którym zarówno jest dużo przestrzeni, jak i odpowiednie wyposażenie.
Co dodatkowo?
I właśnie te dwa wspomniane powyżej parametry – przestrzeń i wyposażenie – są jednymi z ważniejszych, ale nie tylko one, bo poza tym musimy zwrócić uwagę na kilka innych.
- Istotny jest łatwy dojazd, bo dzięki niemu każdy z gości bez problemu i o czasie trafi we wskazane miejsce. Często konferencje odbywają się w centrach miast, które są atrakcyjne wizualnie, ale niekoniecznie dogodne pod kątem parkowania. Musimy więc pomyśleć, czy organizacja konferencji w samym sercu miasta będzie się wiązać z takimi problemami. I czy w związku z tym lepiej przenieść ją na obrzeża, gdzie nie będzie żadnych komplikacji, jeśli chodzi o pozostawienie samochodu. Generalnie, organizator powinien zapewnić każdemu uczestnikowi miejsce parkingowe;
- Pomyśleć trzeba również o bazie noclegowej, bo nierzadko konferencje trwają dłużej niż jeden dzień. Dlatego też wiele firm organizuje te wydarzenia w hotelach, dzięki czemu przemieszczanie się z sali wykładowej do pokoju hotelowego jest niezwykle komfortowe. Z drugiej strony, nie jest to wymóg, więc często uczestnicy konferencji sami muszą sobie zaplanować tymczasową kwaterę;
- Catering, bo jeśli mózg ma pracować wydajnie, musi mieć stałe doładowanie w postaci jedzenie i picia. Najłatwiej to zorganizować, wynajmując sprawdzoną firmę cateringową, która dostarczy wszystko, co potrzeba.
Podsumowując, widzimy, że na dobrą konferencję składa się odpowiednio przestronna i wyposażona sala, do której łatwo dotrzeć, a jaka dodatkowo jest położona w atrakcyjnym punkcie miasta. Warto tu jednak wziąć pod uwagę, czy tej atrakcyjności nie popsuje niewystarczająca liczba miejsc parkingowych, a przecież nie chcielibyśmy, aby goście naszej konferencji błądzili w poszukiwaniu parkingu. Równie istotny jest catering, by goście poza wrażeniami naukowymi, wynieśli też dobre wspomnienia smakowe. Jeśli zaś konferencja trwa kilka dni, warto pomyśleć o bazie noclegowej. Natomiast, jak dalej czujemy się zagubieni, albo potrzebujemy dodatkowych informacji, zapraszamy na stronę konferencje.pl. Znajdziemy tu dawkę niezbędnej wiedzy dla każdego organizatora konferencji i eventów.
