Współcześni przedsiębiorcy i producenci są w stanie działać na niemalże każdym rynku. Sama dystrybucja, oprócz licznych korzyści biznesowych, generuje także szereg wyzwań, które mają wpływ na budżet firmy, rozpoznawalność marki i terminowość realizacji zleceń. O jakich wyzwaniach mowa? Jaką rolę pełnią systemy ERP, które z założenia mogą wspierać efektywne zarządzanie dostawami?
Wyzwania związane z dostawami
Współcześni przedsiębiorcy zmagają się z szeregiem wyzwań, które związane są z procesem dostawy. Liczba zmiennych i rodzaj czynników wpływających na organizację, komunikację i zarządzanie jest tak duża, że trudno wskazać je wszystkie. Dlatego też poniżej skupiamy się na tych powtarzalnych i najbardziej znaczących.
Przestarzała technologia
Szacuje się, że nawet ½ globalnych firm transportowych korzysta z przestarzałych technologii (GlobeNewsWire, 2020). Mowa tu zarówno o procesie zarządzania, jak i planowania kosztów oraz tworzenia tras. Zaskakujące, jak wiele z nich polega na Mapach Google, rezygnując nie tylko z wszelkich zmian modernizacyjnych, ale przede wszystkim z inwestowania w nieco bardziej zaawansowane narzędzia. Wykorzystanie technologii IoT i systemów ERP może bowiem usprawnić szereg obszarów, minimalizując przy tym dotychczasowe problemy (w tym zmieniać na bieżąco trasy kierowców).
Brak danych, dot. etapów dostawy
Szacuje się, że od 2018 roku to właśnie brak widoczności danych jest największą zmorą firm logistycznych i przewozowych (Statista, 2018). Współcześnie wysyłanie klientom wyłącznie kodu śledzenia to niewystarczająca praktyka. Dziś nabywcy oczekują pełnej widoczności i przejrzystości danych w czasie rzeczywistym. Ważne jest więc lokalizowanie paczki, uzyskanie informacji o dacie dostawy i poszczególnych etapach jej przygotowywania.
Opóźnienia
Klienci nie lubią czekać. Ogromnym wyzwaniem dostaw jest więc pilnowanie terminów i komunikowanie o ewentualnych opóźnieniach. Ich przyczyną mogą być np. trudne warunki pogodowe lub losowe sytuacje na drodze, co wymaga podjęcia odpowiednich kroków, które zminimalizowałyby ewentualne straty. Pod mianem strat mamy na myśli nie tylko koszty opóźnień, ale także reputację marki – tak istotną w obliczu rosnącej konkurencji.
Brak personelu
Jest jednym z największych wyzwań branż logistycznej i transportowej. Badania przeprowadzone przez Road Haulage Association wskazały, że tylko w Wielkiej Brytanii brakować może nawet 100 tysięcy kierowców. Główną przyczyną tych problemów są niskie pensje. Firmy więc stoją przed wyzwaniem – chcą nie tylko kontrolować finanse, ale jednocześnie oferować atrakcyjniejsze warunki dla kandydatów.
Na pomoc — system ERP
W kontekście powyższych wyzwań i wspierania relacji z dostawcami niezwykle ważną rolę pełni system ERP (ERP – Enterprise Resource Planning), np. Microsoft Dynamics 365. To on wspiera zarządzanie oraz integrację z dostawcami w ramach łańcucha dostaw. W swoich założeniach zapewniają m.in.:
- Centralizację danych. Systemy ERP umożliwiają centralizację wszystkich danych związanych z dostawcami, w tym informacje o zamówieniach, dostawach i cenach.
- Automatyzację. ERP znacznie redukuje czas i wysiłek związany z zarządzaniem dostawcami. Możliwość automatycznego uzupełniania zapasów czy generowania zapytań ofertowych skraca czas reakcji i minimalizuje ryzyko błędów.
- Zarządzanie relacjami z dostawcami. Moduły SRM (Supplier Relationship Management), pozwalają na zarządzanie relacjami z dostawcami na bardziej zaawansowanym poziomie, np. przez ocenę wydajności, zarządzanie kontraktami czy prognozowanie popytu.
- Prowadzenie komunikacji w czasie rzeczywistym. Dzięki zintegrowanym systemom komunikacji zarówno przedsiębiorstwo, jak i dostawcy mogą w czasie rzeczywistym wymieniać się informacjami związanymi z realizacją dostawy – i to na każdym jej etapie.
- Wsparcie dla wszelkich procesów logistycznych. Systemy ERP wspierają zarządzanie logistyką i dystrybucją. Narzędzia do zarządzania magazynem, transportem i lokalizacją dostaw ułatwiają koordynację i monitorowanie całego procesu dostawy.
